Direktorat Jenderal Perbendaharaan | Departemen Keuangan
Rubrik : Liputan Kegiatan
SPAN: KONSEPSI DAN PROSPEK IMPLEMENTASI
Publikasi: Senin, 4 Agustus 2008
-Laporan dari Sosialisasi SPAN Project, Jum’at, 18 Juli 2008 di Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan
Modernisasi pengelolaan keuangan pemerintah memerlukan dukungan sistem informasi yang handal dan terintegrasi, mulai dari perencanaan anggaran, perbendaharaan dan pelaksanaan anggaran, pengelolaan utang, maupun pelaporan dan pengawasan. Sebagai bagian dari reformasi di bidang keuangan, sejak tahun 2004 Dep. Keuangan telah merencanakan untuk melakukan reformasi sistem informasi, khususnya di bidang perbendaharan dan penganggaran. Rencana tersebut akan dibiayai dengan pinjaman dari Bank Dunia dalam payung Government Financial Management and Revenue Administration Project (GFMRAP) di Dep. Keuangan. Salah satu unsur utama dalam GFMRAP tersebut adalah Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) Project. SPAN project adalah proyek jangka panjang yang menempatkan DJPB dan DJA sebagai leading institutions, meliputi pembangunan sistem perbendaharaan dan anggaran negara yang sesuai dengan best practices yang diharapkan, dengan didukung oleh sistem informasi yang modern, baik yang terkait dengan software maupun hardware, melibatkan dan menghubungkan sistem informasi perbendaharaan dan anggaran di beberapa Eselon I di Dep. Keuangan, lima kementrian/lembaga negara di pusat, DPR, seluruh KPPN dan institusi pemerintah lainnya yang ditetapkan.
Mengingat sangat strategisnya SPAN Project bagi Dep. Keuangan dan secara khusus bagi DJPB, proyek ini perlu didukung dan ‘dimiliki’ oleh seluruh jajaran DJPB. Untuk itu, guna memperkenalkan dan meningkatkan ownership atas SPAN Project maka telah dilakukan sosialisasi terhadap para Kakanwil di lingkungan DJPB di Jakarta tanggal 18 Juli 2008, atau sehari setelah para Kakanwil mengikuti Seminar Nasional Program Percepatan Akuntansi Pemerintah. Sosialisasi dilakukan oleh Dirjen Perbendaharaan, Bapak Herry Purnomo, dengan didampingi oleh Sekretaris Ditjen Perbendaharaan, Bapak Siswo Sujanto, dan Staf Khusus Menteri Keuangan di bidang IT, Bapak Bobby AA. Nasief, dan salah seorang Konsultan IT SPAN Project, Bapak Hari Noegroho. Hadir pula dalam acara sosialiasai, Direktur Sistem Perbendaharaan, Direktur Pelaksanaan Anggaran dan pejabat-pejabat Ditjen Perbendaharaan lainnya.
Revitalisasi Fungsi Treasury di DJPB
Pada awal sosialisasinya, Bapak Herry Purnomo mengingatkan kepada para Kakanwil tentang perlunya semua jajaran DJPB untuk berubah, menyambut tantangan perkembangan yang sangat cepat dan dinamis di dunia keuangan termasuk keuangan negara. Proses splitting dan melting organisasi lama ke organisasi baru sudah selesai, dan sekarang sudah waktunya untuk berganti dengan budaya organisasi baru yang egaliter, inovatif dan kreatif dalam organisasi pembelajar yang professional.
Bapak Herry Purnomo mengingatkan bahwa saat ini DJPB memegang peranan yang sangat strategis dalam pengelolaan keuangan negara. Beliau mencontohkan, di bidang regulasi, DJPB adalah leading institution dalam pembuatan regulasi untuk pelaksanaan APBN, penerusan pinjaman, dan investasi pemerintah (PIP). DJPB juga sebagai cash manager pemerintah, yang menugaskan DJPB sebagai institusi yang paling bertanggungjawab dalam proses penyaluran dan pengelolaan kas pemerintah, termasuk penerapan treasury single account (TSA), pengelolaan idle cash, dan pengelolaan penerimaan negara melalui MPN. DJPB juga bertanggungjawab dalam proses administrasi dan pembuatan laporan seperti dalam penerbitan dokumen DIPA, LKP, “Buku Merah”, dan LKPP. DJPB juga berfungsi sebagai service provider pada pihak ketiga dan instansi pemerintah lainnya, seperti misalnya dalam hal penerbitan SP2D, BAS, revisi/dispensasi DIPA, LKPP dan penyebaran aplikas IT seperti untuk SAP, SPM, Gaji, dan lain-lain. Selanjutnya, DJPB juga berfungsi sebagai ‘guru’ dalam pengelolaan keuangan Negara, pembuatan regulasi dan pengembangan IT lainnya untuk kementrian/lembaga.
Bapak Herry Purnomo menambahkan pula bahwa masih banyak pekerjaan mendesak yang harus segera diselesaikan. Hal ini, misalnya, terkait dengan penerapan TSA secara penuh untuk rekening bendahara pengeluaran (UP/TUP/Gaji/LS/lainnya) dan bendahara penerimaan (bank persepsi), serta perbaikan pengelolaan rekening-rekening pemerintah baik di bank umum maupun di Bank Indonesia. Termasuk dalam hal ini adalah penciptaan sweeping account dan rekening-rekening pemerintah lainnya di Bank Indonesia dalam rangka rencana penerapan TSA secara penuh dan rencana pemberian remunerasi dana pemerintah di Bank Indonesia.
Pentingnya peran DJPB tersebut tentunya menuntut perbaikan terus menerus dibidang SDM dan sarana/prasaran lainnya termasuk dibidang sistem informasi. Dalam bidang SDM, saat ini kondisinya berlimpah tetapi kualitas dan integritas belum memadai. Kondisi ini tengah terus dibenahi oleh DJPB misalnya dengan pelatihan baik internal maupun eksternal. Dibidang IT, tentunya disamping perbaikan-perbaikan yang tengah dilakukan, maka keberhasilan SPAN Project dapat merupakan salah satu solusi untuk meningkatkan kinerja sistem perbendaharaan dan anggaran.
SPAN Concept v.s. SPAN Project
Terkait dengan akan dilaksanakannya SPAN Project, Bapak Herry Purnomo menyampaikan bahwa dalam arti konsep sebenarnya SPAN sudah menjadi bagian integral DJPB. Dalam hal ini, beliau menyampaikan bahwa DJPB bersama-sama dengan DJA, kementrian/lembaga dan stakeholder lainnya, telah terus menerus mereformasi SPAN khususnya yang terkait dengan fungsi DJPB dalam pengelolaan fungsi perbendaharaan dan penganggaran di Dep. Keuangan. Beberapa milestones beliau contohkan seperti pembentukan KPPN Percontohan, penerapan (terbatas) TSA, perbaikan terus menerus pada sistem akuntansi dan pelaporan, serta hal-hal lainnya terkait otomasi pelaksanaan tugas dan kewajiban di DJPB. Reformasi SPAN yang direncanakan (SPAN Project) adalah secara dinamis guna lebih meningkatkan hal-hal yang telah dicapai saat ini, dan mengarah pada best practices yang diharapkan akan dicapai oleh DJPB.
Secara lebih detail, Bapak Herry Purnomo menjelaskan bahwa SPAN Project adalah suatu proyek jangka panjang, sebagai bagian dari reformasi keuangan negara di bidang perbendaharaan dan anggaran, yang bertujuan: (i) menjembatani ‘gap’ dengan best practices, dalam koridor peraturan perundangan, serta untuk meningkatkan semua yang sudah dicapai hingga kini, (ii) bercirikan turn-key project dan berbasis pada aplikasi Commercial of the Self (COTS), yang dibiayai World Bank Loan dan merupakan bagian dari GFMRAP Dep. Keuangan, (iii) namun, bagian terbesar dari dana GFMRAP (kurang lebih 80% dari seluruh dana) akan digunakan untuk pengembangan SPAN Project di DJPB dan DJA, dan (iv) sebagai suatu proyek, SPAN dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu (ada ‘awal’ dan ‘akhir’ , meliputi kurang lebih 4 tahun).
Sebagaimana terlihat dalam Gambar disamping, SPAN sebagai suatu proyek adalah sebagai langkah awal untuk mewujudkan suatu sistem informasi keuangan yang terpadu (Integrated Financial Management Information System – IFMIS), dengan karakteristik termasuk: (i) terintegrasi /terotomasi secara penuh, yang sangat mendukung optimalisasi manajemen kas, termasuk optimalisasi perencanaan dan pengendalian kas, (ii) data base yang terpusat, meliputi data dari perencanaan anggaran, pelaksanaan anggaran, dan data keuangan lainnya, serta perekaman data hanya sekali, (iii) memungkinkan ‘what if ‘ analysis, (iv) beroperasi dengan menggunakan bisnis proses sesuai best practices yang ada dalam koridor peraturan perundangan, dan (v) menghubungkan secara on-line melalui teresterial, satelit, dial-up, dan sistem jaringan lainnya antara : DJA, DJPB, 30 Kanwil DJPB, 178 KPPN, dan kementerian/lembaga (pada awal implementasi kementerian/lembaga yang terhubung adalah: Keuangan, Pekerjaan Umum, Kesehatan, Pertanian, dan Pendidikan Nasional di tingkat pusat).
Terkait dengan konsepsi SPAN tersebut, Bapak Siswo Sujanto mengingatkan bahwa secara konsep SPAN melibatkan semua stakeholder di bidang perbendaharaan dan anggaran negara, termasuk DPR, Bappenas, dan kementrian/lembaga lainnya. Dengan demikian, perbaikan terus menerus pada sistem perbendaharaan dan anggaran di DJPB dan DJA − termasuk SPAN Project – harus pula diikuti dengan dengan perbaikan atas pengelolaan keuangan negara di DPR, Bappenas, dan kementrian/lembaga lainnya. Jadi, tidaklah tepat bila konsepsi dan perbaikan SPAN hanya dibatasi dan/atau dibebankan pada DJPB dan DJA, serta sangat mungkin proyek tidak akan berhasil seperti yang diharapkan kalau ‘perbaikan’ tidak melibatkan seluruh stakeholder terkait.
Prospek Implementasi: turn-key, COTS, dan best practices of bussines process
Pengadaan dalam rangka SPAN Project bercirikan ‘turn-key’ dan program aplikasi yang akan dipakai adalah berbasis COTS. Secara konsepsi, dengan ‘turn-key’ berarti pemenang tender (vendor) yang nantinya akan mengatur seperti: ‘design dari data base, program aplikasi yang akan dipakai, hardware yang akan digunakan, sequence dari proyek, delivery atas barang/jasa yang dibeli dari proyek, dan sebagainya’. Pengaturan tersebut tentunya sesuai dengan spesifikasi atas barang-barang serta ‘key performance indicators’ yang buat oleh pemilik proyek (Dep. Keuangan). Secara konsep, tujuan dari pemilihan ‘turn-key’ proyek pada dasarnya adalah untuk menghindarkan pemilik proyek (Dep. Keuangan) banyak tersita waktunya mengurusi proyek sehingga pekerjaan rutinnya (daily bussines) terlupakan. Selanjutnya, secara konsepsi pula, program aplikasi berbasis COTS adalah program aplikasi yang dibuat secara khusus oleh perusahaan penyedia software berdasarkan ‘best practices of business process’ pada bidang bersangkutan, sehingga program aplikasi tersebut dapat digunakan secara umum oleh semua institusi untuk menangani bidang bersangkutan. Didunia keuangan, salah satu contoh COTS adalah Oracle Finance (Orafin), yaitu software akuntansi berbasis oracle yang dapat diaplikasikan secara umum oleh banyak institusi untuk menangani urusan akuntansi.
Tentunya ‘turn-key’ dan ‘COTS’ adalah dua hal yang masih kurang popular bagi jajaran DJPB. Selanjutnya, Bapak Bobby AA Nasief dan Bapak Hari Noegroho menjelaskan lebih lanjut rencana implementasi dari SPAN Project, termasuk tentang proses pelelangan, ‘turn-key’, ‘COTS’, pembentukan direktorat baru (Direktorat Transformasi Perbendaharaan / DTP), tentative time line dari pelaksanaan proyek, dan hal-hal kritis lainnya yang sangat mempengaruhi keberhasilan implementasi dari SPAN Project. Dalam hal ini, Bapak Bobby AA Nasief menjelaskan bahwa SPAN Project akan dilaksanakan dalam tahapan-tahapan dan direncanakan akan selesai tahun 2012. Terkait dengan ciri ‘turn key’, pengadaan barang dalam SPAN Project akan dilaksanakan sekaligus diawal proyek. Proses pelelangan hingga penentuan pemenang lelang diharapkan sudah selesai dipertengahan tahun 2009. Terkait dengan hal ini, Bapak Herry Purnomo mengingatkan para pejabat yang terlibat dalam pelaksanaan SPAN Project agar, misalnya, software/hardware yang diadakan tidak ketinggalan secara teknologi ketika delivery dilakukan. Demikian pula, sequence dari project implementation perlu memperhatikan kondisi kantor-kantor Ditjen Perbendaharaan di daerah sehingga tidak menyebabkan barang yang dipasang di daerah tidak seseuai dengan kebutuhan dan/atau sudah rusak sebelum digunakan (mubazir).
Selanjutnya, sebagaimana yang disampaikan oleh Bapak Bobby AA Nasief, termasuk dalam tahapan-tahapan tersebut adalah akan dibentuknya Direktorat Transformasi Perbendaharaan (DTP) dalam tahun 2008 ini. DTP inilah yang akan bertindak sebagai koordinator pelaksanaan SPAN Project di lingkungan DJPB, dan juga dalam proses penyusunan best practices pelaksanaan pekerjaan di Ditjen Perbendaharaan. Best practices of bussines process inilah yang akan menjadi dasar penyusunan sistem informasi dalam SPAN Project oleh pemenang lelang dan merupakan salah satu critical factors keberhasilan dari SPAN Project.
Terkait dengan program aplikasi berbasis COTS, Bapak Hari Noegroho menambahkan bahwa COTS sudah sangat umum dipakai pada perusahaan-perusahaan besar diseluruh dunia termasuk perusahan-perusahaan di Indonesia. Proses pembangunan program aplikasi berbasis COTS tentunya sangat berbeda dengan pendekatan penyediaan program aplikasi yang lazim dilakukan dibanyak kementrian/lembaga termasuk DJPB yaitu melalui pembangunan program aplikasi secara internal atau oleh pegawai-pegawai DJPB sendiri. Konsekuensinya adalah banyak bisnis proses yang ada harus disesuaikan dengan bisnis proses dalam COTS tersebut. Bapak Hari Noegroho mencontohkan, misalnya, bila saat ini kesalahan pembukuan seringkali dilakukan dengan langsung memperbaiki data base terkait, hal tersebut tidak akan bisa lagi dilakukan dengan COTS. Perbaikan harus dilaksanakan dengan melakukan ‘jurnal balik’ atas penjurnalan yang telah dilakukan sebelumnya.
Penutup
Secara umum, dengan waktu sosialisasi kurang lebih 2 jam, masih banyak hal terkait dengan SPAN Project yang belum tercakup dalam sosialiasi tersebut. Namun demikian, hal yang patut digarisbawai dari sosialisasi tersebut adalah bahwa meskipun SPAN Project dibiayai dengan pinjaman dari World Bank, banyak ahli/konsultan yang terlibat dalam pelaksanaan proyek, serta bercirikan ‘COTS - turn key’, semua keputusan, kebijakan dan tanggungjawab tetap ada pada pemilik proyek yaitu pemerintah dalam hal ini DJPB, DJA dan kementrian/lembaga yang terlibat dalam proyek ini. Keterlibatan seluruh staff DJPB pada akhirnya tidaklah sedikit, terutama dalam penyusunan best practices dari pelaksanaan pekerjaan di DJPB, penyusunan berbagai peraturan terkait dengan perubahan SOP nantinya, change management yang diperlukan untuk menyesuaikan culture/mindset dari para pegawai terkait SOP baru, serta dalam rangka pengawasan, pengendalian dan tanggungjawab keberhasilan dari proyek. Untuk itu, dukungan dari seluruh jajaran di DJPB secara khusus dan seluruh Dep. Keuangan secara umum sangat menentukan keberhasilan dari SPAN Project.
Direktorat Jenderal Perbendaharaan : http://www.perbendaharaan.go.id/new
Versi Online : http://www.perbendaharaan.go.id/new/?pilih=lihat&id=2158
